Lorsque les travailleurs mobiles disposent d’un moyen facile de collaborer, quel que soit l’endroit où ils se trouvent, votre organisation peut exploiter la puissance, les connaissances et augmenter considérablement la productivité de l’ensemble de votre personnel.
Microsoft SharePoint Online rend possible ce type de collaboration transparente. SharePoint Online est un puissant outil de communication et de collaboration qui permet aux employés d’accéder aux fichiers du lieu de travail, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.
Cet outil en ligne permet à la direction d’organiser des réunions impromptues, de solliciter des idées pour obtenir une rétroaction immédiate et de suivre les progrès de son équipe de pratiquement n’importe où. Découvrez Sharepoint.
Démarrer avec SharePoint nécessite quelques étapes simples.
Étape 1) SharePoint Online est inclus dans la plupart des abonnements Office 365, donc si vous avez un abonnement, vous avez probablement déjà accès à ce puissant outil de collaboration et de partage de fichiers.
Étape 2) Lorsque vous vous abonnez à un forfait Office 365 qui inclut SharePoint, le système crée automatiquement un certain nombre de collections de sites. Cela vous donne tout ce dont vous avez besoin pour commencer à partager et à collaborer.
Étape 3) Une fois que SharePoint est en place, vous pouvez créer vos propres sites d’équipe. Cela vous donne un contrôle et un pouvoir supplémentaires sur les fichiers qui sont inclus et sur la façon dont ils sont partagés. Vous pouvez vous fier aux sites créés automatiquement à des fins de formation, mais pour le travail réel, il est préférable de créer vos propres sites d’équipe.
Les 3 meilleures façons d’utiliser SharePoint Online sur le lieu de travail
#1. Créer un intranet SharePoint
Avec SharePoint Online, les entreprises n’ont plus besoin de consacrer du temps et des ressources au développement et à la maintenance d’un intranet d’entreprise dédié. En effet, SharePoint Online offre toutes les fonctionnalités d’un intranet – à une fraction du coût.
Lorsque vous créez un intranet via SharePoint Online, il est important de comprendre que l’objectif fondamental du site est de faciliter le travail de vos employés. Qu’ils utilisent l’intranet pour accéder au manuel de l’employé, modifier leurs dépôts directs ou télécharger leurs formulaires fiscaux, les employés ont besoin d’un espace intuitif et facile à naviguer.
Après tout, chaque minute que les employés passent à chercher dans l’intranet est une minute de moins qu’ils font leur travail.
Il y a un certain nombre de choses à garder à l’esprit lors de la création de l’intranet de votre entreprise dans SharePoint Online. Les qualités les plus importantes d’un grand intranet SharePoint sont :
- Simplicité – l’intranet doit être facile à naviguer, avec des liens vers les éléments les plus fréquemment utilisés et des mises à jour régulières pour tenir les travailleurs informés.
- Orienté vers le personnel – vous construisez l’intranet pour le personnel interne, et non pour les clients externes et les consommateurs, et la conception doit refléter ces priorités.
- Promouvoir votre contenu – Même les travailleurs qui accèdent à l’intranet tous les jours peuvent ne pas remarquer un nouveau lien ou une nouvelle page. Communiquez les changements importants par courriel, messagerie et autres moyens afin que les employés ne manquent pas les dernières mises à jour.
#2. Créez un wiki
À peu près tout le monde connaît Wikipédia, et grâce à SharePoint, les entreprises peuvent exploiter le même pouvoir de partage et de collaboration.
Contrairement à Wikipédia, qui peut être mis à jour par toute personne disposant d’une connexion Internet, le wiki d’une entreprise n’est ouvert qu’aux employés autorisés, ce qui en fait un outil puissant pour partager les informations de l’entreprise.
Naturellement, la création d’un wiki d’entreprise est grandement facilitée par SharePoint Online.
Après tout, SharePoint est un outil de partage et de collaboration, et la construction d’un wiki d’entreprise est la façon parfaite de l’utiliser.
Microsoft fournit même aux utilisateurs de SharePoint des instructions et des idées pour créer un wiki puissant et efficace sur le lieu de travail.
#3. Créez un groupe et utilisez SharePoint comme outil de collaboration
Parfois, l’utilisation la plus évidente de SharePoint Online est celle d’un outil de partage d’idées. En créant un groupe et en utilisant SharePoint comme outil de collaboration, les entreprises peuvent surmonter un certain nombre de défis, qu’il s’agisse de différences de fuseaux horaires ou de problèmes liés aux frontières internationales.
SharePoint en ligne est l’accompagnement parfait pour tout chef de projet, permettant aux dirigeants de créer des tâches, de garder un œil sur la progression et de fournir des commentaires au fur et à mesure que le processus avance.
SharePoint fournit également aux gestionnaires un moyen facile de superviser les membres du personnel, peu importe où ils se trouvent et ce qu’ils font. Que les employés soient à deux fuseaux horaires de distance, en voyage d’affaires ou en vacances à la plage, SharePoint Online permet à chacun de contribuer, de partager des idées et de conserver ses fichiers en toute sécurité.
Est-ce que SharePoint est sécurisé ?
Microsoft a construit SharePoint Online dès le départ avec la sécurité en tête, ce qui en fait un outil de collaboration puissant et sûr.
Lorsqu’ils sont utilisés correctement, les fichiers de votre site SharePoint Online devraient être parfaitement sûrs, mais il y a quelques conseils de sécurité clés à garder à l’esprit.
Voici les meilleures pratiques à suivre lors de l’utilisation de SharePoint Online comme remplacement d’intranet, créateur de wiki ou outil de collaboration :
- Utiliser des groupes : Il est préférable d’utiliser des groupes pour gérer vos utilisateurs SharePoint. L’attribution de droits au niveau des groupes vous permet de contrôler l’accès tout en donnant à chacun l’accès dont il a besoin.
- ÊTRE PRUDENT AVEC LES PERMISSIONS : Évitez les permissions au niveau des documents et des éléments. L’attribution d’autorisations au niveau du document ou de l’élément peut prêter à confusion, et il est facile d’attribuer un niveau d’accès plus important que prévu.
- Utiliser « SHARE » avec parcimonie : Faites preuve de prudence lorsque vous explorez la nouvelle autorisation « Partager ». La fonction de partage peut créer des risques de sécurité par inadvertance en permettant à toute personne qui reçoit le fichier de le partager avec d’autres. L’autorisation » Partager » a sa place, mais elle doit être utilisée avec parcimonie.
- ASSIGNER DES ADMINS : Attribuer un administrateur spécifique pour chaque Site Collection. La sécurité de votre expérience SharePoint Online n’est aussi bonne que la sécurité de votre Site Collection, et l’attribution d’un admin spécifique à chaque collection est une bonne pratique importante – que vous devriez suivre à chaque fois.
- REQUIRE DES PRÉCAUTIONS DE SÉCURITÉ : Exiger des utilisateurs qu’ils verrouillent de manière sécurisée leurs smartphones et tablettes. Les utilisateurs de SharePoint Online peuvent accéder à leurs fichiers de n’importe où, y compris sur leurs appareils mobiles, mais un smartphone ou une tablette non verrouillés constituent un véritable risque pour la sécurité. Exigez toujours des utilisateurs SharePoint qu’ils suivent des protocoles de sécurité de bon sens, comme l’attribution d’un mot de passe fort et le verrouillage automatique de leurs appareils.
