Choisir une salle de qualité pour un événement

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Organiser un événement est un travail difficile avec toutes les tâches que vous devez accomplir, en particulier le choix de la salle et du lieu. Avoir un lieu de qualité avec tout ce que vous cherchez peut avoir un impact substantiel sur l’événement.

 

Comment choisir la bonne salle pour un évènement dentreprise

Le lieu que vous choisissez aura une incidence sur les expériences de toutes les personnes présentes, des invités aux travailleurs, en passant par l’hôte. La salle peut également affecter les autres aspects importants tels que les options de restauration et même la date de l’événement. Une fois que vous avez eu une idée approximative du nombre estimé de participants, du budget et des besoins en espace, vous pouvez commencer à chercher un lieu. La location salle Lyon état assez serrée, il est conseillé de réserver une salle environ 4 à 6 mois avant l’événement (en fonction du nombre de participants ou de l’espace requis), afin de disposer de suffisamment de temps pour comprendre la logistique et les détails, ainsi que être en mesure de réserver l’espace que vous voulez ! Si vous vous sentez dépassé par un événement à venir que vous devez organiser, voici quelques directives pour vous aider à prendre une bonne décision sur la location de salle à Lyon.

 

Les éléments à prendre en compte pour un évènement à Lyon

Lorsque vous recherchez un espace à louer pour un événement, prenez en compte ces quelques éléments pour trouver la salle idéale

Lieu : Si vous souhaitez organiser un événement local, envisagez de trouver un lieu à une distance raisonnable de la plupart des participants. Toutefois, si les personnes participant à l’événement viennent de l’extérieur de la ville, il est avantageux de disposer d’un lieu situé à proximité des hôtels ou de l’aéroport. Quel que soit le cas, songez au transport, au stationnement et même à la circulation.

Capacité : une salle pouvant accueillir 200 personnes ne pourra pas accueillir 400 personnes, à cause de l’espace disponible et des réglementations en matière de sécurité incendie. Il faut également prendre en compte le «minimum de restauration», qui est le montant minimum que vous devriez dépenser pour la nourriture et les boissons définies par les lieux.

Services et commodités : les sites devraient disposer de diverses installations et commodités afin de permettre le bon déroulement des événements ou de s’y conformer.

Vous devez vous demander si le lieu dispose d’une cuisine pour les personnes présentes ou votre personnel susceptible de cuisiner. Si aucun service de restauration n’est proposé, vous pouvez avoir recours à une société de restauration extérieure. Assurez-vous simplement que le repas soit à la hauteur de vos attentes.

Vérifiez si le lieu dispose de tables, de chaises et de linge de maison que vous pouvez utiliser lors de l’événement si cela correspond à votre thème. Une autre chose importante à considérer est de savoir si le site a une équipe de préparation et de nettoyage. Si ce n’est pas le cas, envisagez d’engager des bénévoles ou une équipe pour l’événement. L’équipement audiovisuel constituera également un équipement supplémentaire à fournir sur le site. Sinon, vous pouvez toujours apporter le vôtre.

Organisation : avant de vous engager dans une location de salle à Lyon, assurez-vous que vous avez effectué des recherches sur la société ou l’organisation du lieu. Bien que cela ne soit pas absolument obligatoire pour que la relation de travail se déroule sans heurts, il est nettement plus facile si la vision, les valeurs et les objectifs des deux communautés s’alignent.

Disposition : Avant de choisir un lieu pour la location de salle à Lyon, vous devez avoir une idée approximative du type d’activités que votre entreprise réalisera et des équipements dont vous avez besoin. Il est important d’obtenir un plan d’étage de différents lieux et de choisir celui qui répond à vos besoins. Les petits détails peuvent avoir un impact majeur pendant la soirée, par exemple, quelque chose d’aussi simple que l’emplacement de l’équipement audiovisuel.

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